Funciones de una secretaria
Entre las principales funciones de una secretaria destacan gestionar la agenda, atender al público y manejar información confidencial. Es la persona que se encarga de realizar tareas de asistencia administrativa en una oficina.
Este cargo puede ser ejercido por un hombre o una mujer, aunque lo más común es que sea una mujer quien lo ejerza. Suelen estar a cargo de los asuntos confidenciales de personas con cierta jerarquía dentro de la empresa, como directores, gerentes, presidentes, entre otros. Eso llega a convertirlas en la mano derecha del ejecutivo para el cual trabajan.
Si la empresa es pequeña, la mayor carga laboral de la secretaria está relacionada con las tareas básicas de oficina.
Algunos países del mundo le dedican un día especial en el año para agradecer y celebrar su labor. Por ejemplo, en Colombia, Perú y México el día de la secretaria es el 26 de abril, mientras que en Venezuela es el 30 de septiembre.
Funciones principales de una secretaria
La labor de una secretaria es dar soporte y colaboración a su jefe para que logre cumplir a cabalidad con su rol dentro de la organización, sin retrasos ni distracciones.
Aunque la naturaleza de la empresa incide en el tipo de labores que se requiere de una secretaria, se podría decir que sus funciones principales son:
1- Gestión de agenda
Es responsabilidad de la secretaria mantener al día la agenda de la persona para la cual trabaja. Allí debe reflejar todos sus compromisos laborales y, en ocasiones, personales.
También debe llevar registro de los datos de todas las personas e instituciones con las que debe relacionarse su empleador.
La agenda de una secretaria suele servir como bitácora operativa del ejecutivo para el cual trabaja.
2- Atención al público
La atención al público es de las tareas más fundamentales que debe realizar la secretaria. Debe responder llamadas y registrar el motivo de las mismas, así como todos aquellos datos que le permitan a su empleador hacer un efectivo seguimiento del asunto.
Asimismo, es la persona que recibe a los visitantes en la oficina. Por esto es importante que la secretaria mantenga una imagen acorde con la imagen corporativa del lugar de trabajo.
Su papel allí no es solo saludar y hacerle amable la espera a los visitantes, sino que también da las primeras instrucciones y pautas sobre la cultura organizacional y los procesos internos de la empresa.
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